Audit Informasi dan Audit Pengetahuan

Pendahuluan

Apabila kita mendengar atau membaca kata “audit” maka kita dengan spontan mengasosiasikan kata tersebut dengan keuangan tepatnya pemeriksaan keuangan. Tindakan tersebut memang tidak bisa disalahkan karena memang banyak kamus baik secara tersurat maupun tersirat yang menterjemahkan demikian. Misalnya, Pius A. Partanto dan M. Dahlan Al Barry dalam Kamus Ilmiah Populer mengartikan audit adalah pemeriksaan/pengecekan keuangan (rekening/pembukuan); pendengaran.[1] John M. Echols dan Hassan Shadily juga mengartikan audit sebagai kegiatan pemeriksaan keuangan.[2] Sementara itu, menurut kamus virtual thefreedictionary.com sebagaimana dikutip oleh Ningki Munir dalam bukunya Knowledge Management Audit, definisi audit adalah kegiatan memeriksa dokumen atau catatan akuntansi yang dilakukan oleh akuntan yang terlatih.[3] Kamus virtual worldreference.com mendefinisikan audit adalah pemeriksaan atau evaluasi terstruktur dan sistematis terhadap suatu kondisi atau situasi.[4]

Dari beberapa definisi diatas nampak jelas bahwa pada dasarnya kata “audit” memang digunakan dalam kaitannya dengan bidang keuangan terutama akuntansi. Namun demikian, dalam beberapa kurun waktu terakhir ini kata tersebut tidak lagi secara ketat menjadi domainnya keuangan dan akuntansi. Kata tersebut sekarang juga digunakan dalam kajian knowledge management dengan lebih luwes dengan tetap mempertahankan prinsip-prinsip audit seperti, pemeriksaan, evaluasi sistematis atau terstruktur, dan obyektif.[5]

Maka tidak heran kalau sekarang kita tidak saja mendengar atau membaca prase “audit keuangan” tetapi juga “audit informasi” dan”audit pengetahuan”. Dalam tulisan singkat ini, penulis akan mencoba membahas kedua istilah terakhir tersebut dalam rangka memenuhi tugas individu dalam mata kuliah Manajemen dan Preservasi Pengetahuan.

Audit Informasi

Definisi

Sebelum pembahasan lebih lanjut tentang audit informasi, terlebih dahulu  penulis akan memaparkan beberapa definisi audit informasi menurut para pakar yang berkompeten dalam bidang knowledge management dan informasi.

CPR Dubois dalam artikelnya yang berjudul The Information Audits : its contribution to decision making, menyatakan bahwa audit informasi adalah sebuah sarana/alat manajemen informasi yang berguna berkenaan dengan identifikasi, pembiayaan, perkembangan, dan rasionalisasi jasa dan sumber informasi.[6]  Dari perspektif Dubois, audit informasi dipandang sebagai alat untuk memeriksa suatu kondisi dan situasi sebuah organisasi.

Sedangkan Sylvia P. Webb dalam International Encyclopedia of Information  and Library Science mendefinisikan bahwa audit informasi merupakan suatu proses yangmana sebuah pengujian dan verifikasi fisik dari seluruh aset informasi dalam sebuah organisasi itu terjadi untuk memastikan bahwa sumber-sumber informasi yang telah didapatkan oleh sebuah organisasi tersebut dapat dipertanggungjawabkan dan ditemukan.[7]  Berbeda dengan Dubois, Sylvia P. Webb melihat audit informasi sebagai proses pertanggungjawaban terhadap aset-aset informasi yang dimiliki oleh sebuah organisasi.

Sementara itu, menurut Booth sebagaimana dikutip oleh GD Swash,  audit informasi adalah pengujian alir, sumber dan penggunaan informasi secara sistematis dengan pembuktian merujuk pada saksi dan dokumen dalam rangka menetapkan sejauh mana mereka memberikan kontribusi kepada tujuan  Otoritas Kesehatan Regional.[8] Definisi ini disebutkan oleh Booth dalam konteks King’s Fund Centre di London yang mempunyai tugas khusus untuk mengembangkan sebuah kebijakan informasi baru untuk Otoritas Kesehatan Regional di London.

Didalam artikel ilmiahnya yang berjudul The information audit as a first step toward effective knowledge management, Susan Henczel menulis bahwa audit informasi adalah  a process that will effectively determine the current information environment by identifying what information is required to meet the needs of the organization. [9] Menurutnya audit informasi merupakan sebuah proses yang akan menentukan secara efektif lingkungan informasi mutakhir dengan mengidentifikasi informasi apa yang dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

ASLIB, sebuah asosiasi manajemen informasi di Inggris, mendefinisikan audit informasi sebagai berikut : ‘a systematic evaluation of information use, resources and flows, with a verification by reference to both people and existing documents in order to establish the extent to which they are contributing to an organization’s objectives’.[10]

Dari beberapa definisi audit informasi tersebut di atas dapat dipahami bahwa kegiatan audit informasi sejatinya memerlukan pengujian yang sistematis tentang sumber-sumber informasi, penggunaan informasi , dan alir informasi serta pengelolaan ketiga unsur tersebut di dalam sebuah organisasi. Oleh sebab itu, menurut Hanneri Botha dan J.A. Boon audit informasi itu tidak sama dengan information needs assessment (penilaian kebutuhan informasi). Karena menurut mereka penilaian kebutuhan informasi itu hanya satu komponen dari audit informasi.[11]

Tujuan Audit Informasi

Tujuan utama audit informasi sesungguhnya tergantung pada organisasi dimana audit tersebut dilakukan. Artinya, setiap organisasi apapun bentuknya mempunyai tujuan audit informasi yang berbeda-beda. Namun, secara umum tujuan audit informasi adalah sebagai berikut :

1. Mempertimbangkan bukan hanya informasi apa saja yang ada tetapi juga sarana atau alat apa yang digunakan untuk mengumpulkan dan menyebarluaskan informasi di seluruh organisasi, sistem dan prosedur apa yang diperlukan untuk upaya tersebut, dan cara kegiatan-kegiatan tersebut dikelola dan dikoordinasikan.[12]
2. Mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk mengelola sumber-sumber informasi organisasi secara efektif sehingga tujuan organisasi akan tercapai.[13]
3. Mengidentifikasi informasi apa yang ada dalam organisasi, dimana letaknya, siapa yang menggunakannya, berapa biayanya, dan apa pengaruhnya.[14]

Sedangkan menurut Susan Henczel tujuan audit informasi adalah sebagai berikut  :

1. Mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan informasi organisasi dan menetapkan sebuah tingkatan kepentingan strategis terhadap kebutuhan tersebut.
2. Mengidentifikasi jasa-jasa dan sumber-sumber yang disediakan sekarang ini untuk memenuhi kebutuhan tersebut.
3. Memetakan alir informasi dalam suatu organisasi dan antara suatu organisasi dengan lingkungan eksternalnya.
4. Menganalisa jurang pemisah (gaps), duplikasi, inefisiensi, dan areas of over-provision yang memungkinkan identifikasi tentang dimana perubahan-perubahan diperlukan.[15]

Manfaat Audit Informasi

Menurut Downs sebagaimana dikutip oleh Hanneri Botha dan J.A. Boon menyatakan bahwa terdapat 5 (lima) manfaat penerapan audit informasi bagi suatu organisasi. Manfaat tersebut adalah :

1. Validity benefit. Audit informasi menyediakan informasi yang valid dan akurat dalam status informasi itu sebagai sebuah sumber resmi (corporate resource).
2. Diagnostic benefit. Sebagai salah satu karakteristik audit, diagnosa ini akan mengenali titik kekuatan dan kelemahan atau gaps dalam suatu organisasi.
3. Feedback benefit. Audit informasi merupakan sebuah unsur penting dalam proses umpan balik. Audit informasi digunakan untuk menentukan apakah input informasi spesifik dapat memberikan output informasi yang diharapkan. Karena itulah audit informasi adalah sebuah instrumen evaluasi yang dapat digunakan untuk merencanakan dan menerapkan tindakan korektif di masa mendatang.
4. Information benefit. Audit informasi membantu dalam memfokuskan perhatian staf organisasi pada nilai dan manfaat-manfaat penggunaan informasi sebagai sebuah sumber resmi (corporate resource).
5. Training benefit. Audit informasi menyediakan kesempatan dalam melibatkan staf organisasi dalam proses audit dan pada waktu bersamaan, mengajarkan mereka tentang proses-proses, filosofi, dan struktur-struktur yang mendukung penggunaan sumber daya informasi organisasi. Hasilnya adalah pemahaman yang lebih baik tentang informasi dan peranannya dalam organisasi. [16]

Audit Pengetahuan

Definisi

Sebagaimana definisi audit informasi, para pakar juga berbeda-beda dalam mendefinisikan audit pengetahuan meskipun nanti kita akan melihat bahwa antara satu definisi dengan definisi lainnya sesungguhnya memiliki hubungan dan maksud yang sama. Menurut Ann Hylton audit pengetahuan adalah :

“The knowledge audit is the all important first major phase or step of a knowledge management initiative, and is used to provide a sound investigation into the company or organisation’s knowledge ‘health’. The audit is a fact-finding, analysis, interpretation, and reporting activity which includes a study of the company’s information and knowledge policies, its knowledge structure and knowledge flow.” [17]

Dari definisi diatas, Ann Hylton mengatakan bahwa audit pengetahuan  itu adalah semua tahapan penting pertama atau langkah suatu inisitif manajemen pengetahuan yang digunakan untuk menyediakan sejenis pemeriksaan atau investigasi terhadap “kesehatan” pengetahuan perusahaan atau organisasi. Audit tersebut merupakan aktifitas menemukan, menganalisa, menginterpreatsi, dan melaporkan fakta yang mencakup studi tentang kebijakan pengetahuan dan informasi perusahaan, struktur pengetahuannya dan alir pengetahuan.

Sedangkan S. Y Choy, W. B Lee, dan C. F Cheung mendefiniskan audit pengetahuan sebagaimana dikutip oleh  Dora Y.Y. Chong dan W.B. Lee adalah sebuah evaluasi dan pengujian yang sistematis terhadap aset-aset pengetahuan organisasi dan biasanya direkomendasikan pada dunia industri sebagai sebuah langkah penting pertama sebelum peluncuran program manajemen pengetahuan.[18]

Kalau kita perhatikan definisi tersebut, nampaknya Choy dan rekan-rekannya menganggap bahwa audit pengetahuan itu lebih ditujukan pada dunia industri. Dengan kata lain, audit pengetahuan sebagai bagian dari manajemen pengetahuan merupakan domain lembaga atau organisasi yang profit oriented.

Sementara itu, audit pengetahuan menurut Grossman yang dikutip oleh Ronald Daterro, Stuart D. Galup dan  Jing ‘Jim’ Quan dalam tulisan mereka “The knowledge audit: Meta-Matrix analysis” adalah langkah pertama dalam sebuah rencana penilaian pengetahuan secara menyeluruh.[19] Grossman kelihatannya memandang bahwa audit pengetahuan itu adalah bagian dari penilaian pengetahuan.

Definisi lain yang berbeda disampaikan oleh Debenham dan Clark yang dikutip juga oleh Ronald Daterro, Stuart D. Galup dan  Jing ‘Jim’ Quan. Debenham dan Clark menyatakan bahwa audit pengetahuan adalah sebuah dokumen perencanaan yang menyediakan sebuah tinjauan struktural tentang pengetahuan organisasi atau tentang a subset of interest.[20]

Dari beberapa definisi audit pengetahuan diatas, paling tidak terdapat 5 (lima) hal yang menjadi fokus dari audit pengetahuan. Pertama, kebutuhan pengetahuan organisasi. Kedua, aset dan sumber pengetahuan yang dimiliki organisasi dan letaknya dalam organisasi tersebut. Ketiga, gaps atau jurang pemisah yang ada dalam pengetahuan organisasi. Keempat, alir pengetahuan dalam organisasi. Terakhir, halangan dan rintangan pada alir pengetahuan tersebut.

Berkenaan dengan beberapa definisi audit pengetahuan diatas, maka perlu sedikit dijelaskan disini bahwa terdapat satu istilah lain yang cukup populer dan kedengarannya mirip dengan audit pengetahuan. Istilah tersebut adalah knowledge management audit (audit manajemen pengetahuan). Sebagian pakar kadang-kadang menganggap bahwa audit pengetahuan sama dengan audit manajemen pengetahuan sehingga dalam penggunaannya sering saling dipertukarkan satu sama lain. Padahal menurut Dora Y.Y. Chong dan W.B. Lee, kedua istilah tersebut mempunyai arti dan maksud yang berbeda. Menurutnya, audit pengetahuan (K-Audit) merujuk pada proses identifikasi dan penamaan pengetahuan organisasi yang ada dan yang hilang dari sebuah organisasi. Sedangkan audit manajemen pengetahuan(KM-Audit) merujuk pada proses audit terhadap penciptaan, perolehan, mempertahankan, penyebaran, transfer, sharing, dan penggunaan kembali pengetahuan institusional dari sebuah organisasi. Audit manajemen pengetahuan juga, menurut mereka, seharusnya mencakup pengujian terhadap strategi organisasi, kepemimpianan, koloborasi, budaya pembelajaran, partisipasi staf dalam teamwork, dan infrastruktur teknologi pada proses pengetahuannya yang beragam.[21]

Tujuan Audit Pengetahuan

Menurut Ann Hylton tujuan audit pengetahuan adalah untuk membantu unit kerja yang diaudit dalam menentukan apa yang diketahui dan tidak diketahui oleh unit tersebut, apa yang perlu diketahui oleh unit tersebut,  dan bagaimana unit tersebut seharusnya meningkatkan pengelolaan pengetahuannya yang ada itu. Audit pengetahuan juga menilai efesiensi dan efektifitas siklus pengetahuan lembaga dan departemen.[22]

Sedangkan menurut Olivier Serrat adalah untuk menyediakan bukti tangible tentang pengetahuan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, dimana pengetahuan itu berada dalam organisasi, bagaimana pengetahuan itu digunakan, kesulitan dan masalah apa yang ada, dan perbaikan-perbaikan apa yang dapat dilakukan.[23]

Manfaat Audit Pengetahuan

Manfaat penerapan audit informasi di sebuah organisasi adalah sebagai berikut :

1. Membantu organisasi mengidentifikasi dengan jelas pengetahuan apa yang dibutuhkan untuk mendukung seluruh tujuan organisasi, individu, dan aktifitas tim.
2. Memberikan bukti tangible pengelolaan pengetahuan secara efektif dan menunjukkan perbaikan-perbaikan yang dibutuhkan.
3. Menyediakan bukti berdasarkan laporan atau catatan tentang pengetahuan yang ada di organisasi, dan bagaimana pengetahuan itu bergerak dan digunakan oleh organisasi.
4. Memetakan pengetahuan apa yang ada di organisasi tersebut, dimana keberadaannya, menyatakan gaps dan duplikasi.
5. Mengidentifikasi kantong-kantong pengetahuan yang tidak sedang digunakan untuk keuntungan yang baik dan karena itu menawarkan potensi yang belum dimanfaatkan.
6. Menyediakan peta jaringan dan alir komunikasi dan pengetahuan, menyatakan  contoh-contoh praktik yang bagus dan rintangan dan hambatan yang dihadapinya.
7. Menampilkan sebuah inventaris aset-aset pengetahuan sehingga aset-aset tersebut menjadi lebih kelihatan dan karena itu lebih bisa diukur dan dilaporkan, dan memberikan suatu pemahaman yang jelas tentang kontribusi pengetahuan terhadap penampilan organisasi.
8. Menyediakan informasi vital untuk pengembangan iniasitif dan program manajemen pengetahuan secara efektif yang secara langsung relevan dengan situasi mutakhir dan kebutuhan pengetahuan khusus organisasi.[24]

Kesimpulan

Dari paparan singkat diatas, dapat disimpulkan bahwa audit sekarang ini tidak mesti sesuatu yang selalu berkaitan dengan akuntansi dan keuangan tetapi audit juga berhubungan erat dengan informasi dan pengetahuan suatu organisasi. Setiap organisasi dalam mempertahankan keberlangsungannya harus selalu mengaudit informasi dan pengetahuan yang dimilikinya.

Dari beberapa definisi audit informasi yang sebutkan oleh beberapa pakar di atas dapat dipahami bahwa kegiatan audit informasi sejatinya memerlukan pengujian yang sistematis tentang sumber-sumber informasi, penggunaan informasi , dan alir informasi serta pengelolaan ketiga unsur tersebut di dalam sebuah organisasi. Sedangkan audit pengetahuan memfokuskan pada  5 (lima) hal penting, yaitu Pertama, kebutuhan pengetahuan organisasi. Kedua, aset dan sumber pengetahuan yang dimiliki organisasi dan letaknya dalam organisasi tersebut. Ketiga, gaps atau jurang pemisah yang ada dalam pengetahuan organisasi. Keempat, alir pengetahuan dalam organisasi. Terakhir, halangan dan rintangan pada alir pengetahuan tersebut.

Terakhir, audit pengetahuan berbeda dengan audit manajemen pengetahuan. Istilah yang pertama mengisyaratkan bahwa yang menjadi obyek audit adalah pengetahuan suatu organisasi sedangkan istilah yang kedua mengisyaratkan bahwa yang menjadi obyek audit adalah pengelolaan atau manajemen pengetahuan suatu organisasi. Meskipun demikian, dalam praktiknya, banyak para pakar menganggap bahwa kedua istilah tersebut mempunyai arti yang sama.

Daftar Pustaka

1. Botha, Hanneri dan J.A. Boon. “The Information Audit : principles and guidelines.” Libri, 2003, vol. 53, pp. 23–38  <http://www.librijournal.org/pdf/2003-1pp23-38.pdf.> didownload pada tanggal 6 November 2009
2. Chong, Dora Y.Y dan W.B. Lee. “Re-Thinking Knowledge Audit: Its Values and Limitations in the Evaluation of Organizational and Cultural Asset”. <http://www.library.nhs.uk/knowledgemanagement/viewResource.aspx?resID=251503.>  didownload tanggal 6 November 2009.
3. Dattero, Ronald, Stuart D Galup dan Jing ‘Jim’ Quan. “The knowledge audit: Meta-Matrix analysis”. Knowledge Management Research & Practice. Houndmills: Aug 2007. Vol. 5, Iss. 3; pg. 213.
4. Dubois, CPR. “The Information Audits : its contribution to decision making.” Library Management. Bradford: 1995. Vol. 16, Iss. 7; pg. 20<http://proquest.umi.com/pqdweb ?did=6987065&sid =3&Fmt =3&clientId =45625&RQT=309&VName=PQD.>  Didownload pada tanggal 9 November 2009.
5. Echols, John M., & Hassan Shadily. Kamus Inggris – indonesia. Jakarta : Gramedia, 1990.
6. Henczel, Susan. “The information audit as a first step towards effective knowledge management.” Information Outlook. Washington: Jun 2001. Vol. 5, Iss. 6; pg. 48. < http://www.sla.org/content/Shop/ Information/infoonline/2001/jun01/Henczel.cfm.>  Didownload pada tanggal 9 November 2009.
7. http://proquest.umi.com/pqdweb?did=1364885731&sid=7&Fmt=3&clientId=45625&RQT=309.> Didownload tanggal 9 November 2009.
8. Hylton, Ann. A KM Initiative is Unlikely to Succeed Without a Knowledge Audit. <http://www.thestep.gr/trainmor/dat/%7B6e731d0a-2536-4374-ac10-ba29ba8cb358%7D/article.pdf.> didownload pada tanggal 6 November 2009.
9. Hylton, Ann. “A Knowledge Audit Must be People-Centred & People Focused.” <http://www.thestep.gr /trainmor/dat/%7Bbaa1d89b-1738-4730-b151-23ad9e 76396a%7D/article.pdf>. didownload tanggal 9 November 2009.
10. Knowledge Audit : concucting a knowledge audit. <http://www.library.nhs.uk/ KNOWLEDGEMANAGEMENTViewResource.aspx?resID=93807&tabID=288> Didownload tanggal 6 November 2009.
11. Munir, Ningki. Knowledge Management Audit : Pedoman Evaluasi Kesiapan Organisasi Mengelola Pengetahuan. Jakarta : Penerbit PPM, 2008.
12. Partanto, Pius. A., & M. Dahlan Al Barry. Kamus Ilmiah populer. Surabaya : Penerbit Arkola, 1994.
13. Serrat, Olivier.”Auditing Knowledge.” < http://www.adb.org/Documents/Information/ Knowledge-Solutions/Auditing-Knowledge.pdf>
14. Swash, GD. “The Information Audit.”  Journal of Managerial Psychology. Bradford: 1997. Vol. 12, Iss. 5; pg. 312 <http://proquest.umi.com/pqdweb ?did=117541938&sid =3&Fmt=3&clientId =45625&RQT =309& VName=PQD.> Didownload pada tanggal 9 November 2009.
15. Webb, Sylvia P. Information dalam International Encyclopedia of Information and Library Science. Edited by John Feather dan Paul Sturges. London : Routledge, 1997.